Datenschutzerklärung für Kunden

1. Begriffliche Definitionen

Personenbezogene Daten sind nach Art. 4 DS-GVO alle Daten, die auf Sie persönlich beziehbar sind, zB Name, Anschrift oder E-Mail-Adresse. Hinsichtlich der weiteren nachfolgend verwendeten Begriffe, wie bspw. „Verantwortlicher“ oder „Auftragsverarbeiter“, verweisen wir auf den Katalog der Begriffsbestimmungen in Art. 4 DS-GVO.

2. Verantwortlicher

Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Erbringung unserer Tätigkeiten erfolgt durch die

Sooka Immobilien (Einzelunternehmen)
 Inhaberin: Fatimah Samson
 In den Hopfengärten 6 
 34587 Felsberg 

(nachfolgend „wir“, „uns“)

3. Datenschutzbeauftragter

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie wie folgt:

Sooka Immobilien (Einzelunternehmen),  
 DATENSCHUTZBEAUFTRAGTER: Fatimah Samson
 In den Hopfengärten 6 
 34587 Felsberg

Telefon: 0151 70065331
 E-Mail: [email protected]

4. Art der verarbeiteten Daten

Wenn Sie uns beauftragen, verarbeiten wir im Rahmen unserer Tätigkeit folgende personenbezogenen Daten:

– Stammdaten (zB Name, Anschrift, Kontaktinformationen wie E-Mail, Telefonnummer und Internetadresse),

– Auftragsbezogene Daten (zB Verträge, Kommunikation, Grundbuchauszüge oder andere Dokumente),

– Tätigkeitsdaten (zB Beratungsdokumentation, Leistungsnachweise, Abrechnungen sowie weitere Informationen, die für die Vertragserfüllung notwendig sind),

– sowie weitere Daten, die Sie uns freiwillig im Rahmen des Vertragsverhältnisses mitteilen.

Soweit der Anwendungsbereich des Geldwäschegesetzes eröffnet ist, sind wir zur Erhebung und Verarbeitung weiterer Informationen verpflichtet, § 2 Abs. 1 Nr. 10 GwG. Der Anwendungsbereich ist eröffnet, wenn wir

a) für den Vertragspartner an der Planung oder Durchführung von folgenden Geschäften mitwirken:

aa) Kauf und Verkauf von Immobilien oder Gewerbebetrieben,

bb) Verwaltung von Geld, Wertpapieren oder sonstigen Vermögenswerten,

b) im Namen und auf Rechnung des Vertragspartners Finanz- oder Immobilientransaktionen durchführen,

Dies beinhaltet u.a. Informationen zu Ihrer Identität, zu den wirtschaftlich Berechtigten, zu Zweck und Art der Geschäftsbeziehung und der durchgeführten Transaktionen, sowie zu dem Geldwäscherisiko. Bei natürlichen Personen fertigen wir zur Erfüllung unser Pflichten aus dem Geldwäschegesetz nach § 8 Abs. 2 S. 1 GwG zusätzlich eine Kopie eines amtlichen Ausweisdokumentes des Vertragspartners an. Bei juristischen Personen werden darüber hinaus die im Geldwäschegesetz geforderten Informationen über die wirtschaftlich Berechtigten i.S.d. § 3 Geldwäschegesetz erhoben.3

5. Zweckbestimmung der Verarbeitung

Soweit nicht anders angegeben, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um unsere Pflichten aus den zugrunde liegenden Vermittlungsverträgen zu erfüllen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DS-GVO. Darunter fällt insbesondere die angemessene Vorbereitung von Inseraten, die Führung von Korrespondenz mit Vertragspartnern, Gerichten und Notaren, die Rechnungsstellung. Weiterhin verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, wenn dies für die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der wir unterliegen, erforderlich ist, bspw. aus dem Geldwäschegesetz (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c iVm §§ 10, 11, 12 Abs. 1 und Abs. 2 GwG). Ferner verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten ggf. im Rahmen der folgenden Zwecke:

a)Kontaktaufnahmen: Bei einer Kontaktaufnahme mit uns per E-Mail werden die von Ihnen mitgeteilten Daten (Ihre E-Mail-Adresse, ggf. Ihr Name, Telefonnummer und weitere Angaben) von uns gespeichert, um Ihre Fragen zu bearbeiten und zu beantworten; sofern ein Vertragsverhältnis besteht ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DS-GVO Rechtsgrundlage.

Für den Fall, dass keine Vertragsbeziehung besteht, sind unsere berechtigten Interessen an der Beantwortung der Kontaktanfrage Rechtsgrundlage nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO.

c) Anschreiben: Von Zeit zu Zeit kann es vorkommen, dass wir unsere Vertragspartner über aktuelle Entwicklung in der Immobilienbranche informieren. Dies erfolgt in Durchführung des bestehenden Vertragsverhältnisses nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DS-GVO; im Übrigen aufgrund unserer berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO, um unsere Vertragspartner über aktuelle für Sie relevante Entwicklungen zu informieren.

d)Weihnachts- und andere Grußkarten: Sofern wir Sie persönlich kennen und/oder Sie in einem Vertragsverhältnis mit uns stehen, kann es sein, dass wir Ihnen aufgrund unserer berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO zu besonderen Anlässen, wie Weihnachten, Grußkarten zukommen lassen. Wir gehen davon aus, dass sich die Empfänger über die Grüße zu besonderen Anlässen freuen. Sollte dies nicht der Fall sein, können Sie dem Versand von Grußkarten nach Art. 21 DS-GVO widersprechen (siehe hierzu Ziff. 7).

6. Weitergabe an Dritte, Kategorien von Empfängern von Daten

Wir geben Ihre Daten im Rahmen der Erfüllung unserer Pflichten aus den zugrunde liegenden Verträgen nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DS-GVO an Dritte weiter, sofern dies für die Abwicklung des Vertragsverhältnisses erforderlich ist. 

Darüber hinaus setzen wir externe technische Dienstleister als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DS-GVO ein, die von uns sorgfältig ausgewählt und überwacht werden. Eine Weitergabe kann zudem aufgrund gesetzlicher Vorschriften, beispielsweise zur Meldung von Verdachtsfällen nach § 43 GwG, an die zuständige Behörde erfolgen. Rechtsgrundlage für die Weitergabe ist insoweit Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DS-GVO iVm § 43 GwG.

7. Rechte der Betroffenen

Sie haben grundsätzlich das Recht:

– gem. Art. 7 Abs. 3 DS-GVO eine einmal erteilte Einwilligung jederzeit uns gegenüber zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf Ihrer Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen. Ein Widerruf hat keinen Einfluss auf die Zulässigkeit der vorherigen Verarbeitung;

– gem. Art. 15 DS-GVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über (1) die Verarbeitungszwecke, (2) die Kategorie der personenbezogenen Daten, (3) die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, (4) die geplante Speicherdauer, (5) das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der oder Widerspruch gegen die Verarbeitung, (6) das Bestehen eines Beschwerderechts, (7) die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei Ihnen erhoben wurden, (8) sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;

– gem. Art. 16 DS-GVO die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;

– gem. Art. 17 DS-GVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;

– gem. Art. 18 DS-GVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, (1) soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, (2) die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen, (3) wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen

– gem. Art. 21 DS-GVO Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen:

Soweit wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf die Interessenabwägung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO stützen, können Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen. Bei Ausübung eines solchen Widerspruches bitten wir um Darlegung der Gründe, weshalb wir Ihre personenbezogenen Daten nicht wie von uns durchgeführt verarbeiten sollten. Im Falle Ihres begründeten Widerspruches prüfen wir die Sachlage und werden entweder die Datenverarbeitung einstellen bzw. anpassen oder Ihnen unsere zwingenden schutzwürdigen Gründe aufzeigen, aufgrund derer wir die Verarbeitung fortführen.

– gem. Art. 20 DS-GVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen und

– gem. Art. 77 DS-GVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Kanzleisitzes wenden.

8. Dauer der Speicherung von personenbezogenen Daten bzw. Kriterien für die Speicherdauer

Wir löschen personenbezogene Daten, nachdem und soweit die Speicherung zur Vertragsabwicklung bzw. Durchführung nicht mehr erforderlich ist und keine berechtigten Interessen oder gesetzlichen Pflichten unsererseits oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten (§ 147 AO, § 257 HGB, § 14b UStG) einer Löschung entgegenstehen. Eine Löschung erfolgt demnach grundsätzlich 5 bis 10 Jahre nach Ende des Vertragsverhältnisses, im Fall von titulierten Ansprüchen nach 30 Jahren.